Cách chèn bảng tính Excel vào Microsoft Word

Microsoft Word

và

Microsoft Excel

của

Microsoft Office

là hai trong số rất nhiều phần mềm thường xuyên được dân văn phòng sử dụng. Nhưng thường thì chúng ta sử dụng riêng biệt chúng nên chắc chắn có rất ít người biết cách thêm bảng tính Excel vào Microsoft Word.

Mặc dù không phải lúc nào cũng cần sử dụng kết hợp song song hai phần mềm văn phòng này, nhưng nếu được yêu cầu, bạn có chắc mình biết cách thực hiện không?

Sao chép và dán bảng tính Excel vào Word

Microsoft Word cho iOSMicrosoft Word cho Android

Cách này rất đơn giản, chúng ta chỉ cần:

• Mở bảng tính Excel lên, copy những nội dung (bảng tính) cần chèn vào văn bản Word
• Mở tiếp văn bản Microsoft Word lên và Paste vào là được

Điều duy nhất cần quan tâm ở đây là khi Paste, chúng ta không sử dụng tổ hợp phím CTRL + V như thói quen của nhiều người, mà sẽ dùng chuột phải trên văn bản Word và chọn Keep Source Formatting and Link to Excel hoặc Match Destination Table Style and Link to Excel để giữ nguyên định dạng và liên kết với bảng tính gốc.

Một điều đặc biệt mà các bạn cũng cần chú ý, đó là sau khi chèn vào Word, dữ liệu bảng tính sẽ không thay đổi, nhưng nếu chúng ta thay đổi thông số, công thức bất kỳ trên file Excel gốc, dữ liệu đã được chèn trên Word cũng "có thể" sẽ thay đổi theo.

Nói là "có thể" là vì khi Excel thay đổi và chúng ta mở lại văn bản Word vừa chèn, sẽ có một thông báo hiện ra, hỏi bạn có muốn cập nhật thay đổi không? Nếu có, chọn Yes, còn nếu không, chọn No.

Tuy nhiên, nếu muốn cập nhật bảng tính Excel tương ứng, hoặc không tìm ra vị trí đã lưu ở đâu, bạn cũng có thể mở lại văn bản Word của mình lên, chuột phải vào phần dữ liệu Excel và chọn Linked Worksheet Object / Edit Link, sau đó thực hiện thay đổi mình cần.

Thêm bảng tính Excel vào Word

Microsoft Excel cho iOSMicrosoft Excel cho Android

Bước 1

: Mở văn bản Word cần chèn lên, chọn chuột trái vào

Insert / Object.

Bước 2: Chọn tiếp Create from File từ hộp thoại mới xuất hiện.

Bước 3: Nhấn vào Browse để tìm tới vị trí file Excel cần chèn.

Bước 4: Đánh dấu tick chọn Link to file rồi OK.

Cũng tương tự như trên, chỉ cần nhấn đúp chuột trái vào phần bảng tính vừa được chèn trên Word, file Excel gốc sẽ hiện ra để chúng ta thay đổi thông tin (nếu cần). Những thay đổi chúng ta thực hiện trên file gốc này cũng sẽ được cập nhật trên file Word.

CHÚ Ý:

• Cách này sẽ hiển thị thông tin bảng tính dưới dạng ảnh liên kết, nên chúng ta có thể tùy ý điều chỉnh kích thước sao cho phù hợp.
• Dung lượng của file Word sau khi chèn sẽ bằng dung lượng của chính nó cộng với dung lượng file bảng tính. Ví dụ, trước khi chèn, file Word là 100kb và file Excel là 50kb thì sau khi chèn vào, file Word sẽ có kích thước là 150kb.

Sử dụng bảng chèn để thêm file Excel vào Word

Bước 1: Tại trang soạn thảo Microsoft Word đang mở, nhấn Insert / Table / Excel Spreadsheet.

Bước 2: Lúc này chúng ta sẽ thấy phần được chèn vào có giao diện giống với một bảng tính Excel chính gốc và chúng ta có thể thoải mái điền thông tin, tạo công thức... Như trên công cụ Excel.

Có thể thao tác này không quá quan trọng nhưng nó cũng là một trong những thủ thuật rất hay để chúng ta có thể sử dụng Microsoft Word và Excel được hiệu quả hơn.